Als ik mijn dagelijkse rapportage van TenderNed open kom ik er iedere dag wel een paar tegen: aankondigingen van marktconsultaties. Een filter op alle publicaties op TenderNed over de maand juni 2017 zet de teller op 70. Mijn indruk is dat het instrument aan populariteit wint als tool voor marktonderzoek aan de voorbereidingsfase van een Europese aanbesteding. Sinds de Aanbestedingswet wordt de marktconsultatie ook genoemd in de wettekst, zonder hiervoor echter randvoorwaarden te scheppen. Uiteraard zijn ook hier de uitgangspunten van het Europees aanbesteden van toepassing. Bij alle stappen in het proces staan transparantie, objectiviteit en non-discriminatie voorop.

Zelf heb ik onlangs ook weer een marktconsultatie gehouden. Dit keer voor een digitale leer- en werkomgeving voor een hogeschool. Een platform waar o.a. lesmateriaal wordt aangeboden in allerlei vormen, waar opdrachten worden beschreven en ook weer kunnen worden ingeleverd en waar interactie plaats vindt tussen docent en student. Kortom het hart van de digitale interactie tussen alle betrokkenen. Een lastige materie om aan te besteden vanuit een aantal aspecten. Bijvoorbeeld vanuit de technologie: wat vandaag nog jonge mensen boeit en inspireert is morgen weer uit de gratie. Of vanuit de ontwikkeling: veel van de applicaties die docenten in dit kader gebruiken zijn nieuw en moeten hun nut nog bewijzen. En wat ga je aanbesteden: een all-in one systeem of een best of breed oplossing waarbij je een integrator zoekt die al die mooie nieuwe ontwikkelingen in zijn platform kan integreren. Om nog maar niet te spreken over de uitdagingen in relatie tot beveiliging en het beschermen van de privacy.

In het marktconsultatiedocument heeft het projectteam geprobeerd een roadmap ten aanzien van deze digitale leeromgeving te schetsen zoals de hogeschool die voor zich ziet. In het document zijn tevens de kaders geschetst waarbinnen het platform moet worden geïmplementeerd.

Vervolgens hebben we via een publicatie aan de markt gevraagd wat hun visie is op de geschetste functionaliteiten, de aanbestedingsvorm en de implementatie. Naast ons verzoek om schriftelijk op deze vragen te reageren zijn we in deze marktconsultatie nog een stapje verder gegaan. We hebben de marktpartijen aangeboden om hun schriftelijke reactie ook bij de hogeschool te komen toelichten in de vorm van een presentatie voor een brede vertegenwoordiging van het onderwijs, ICT en informatiemanagement en Inkoop.

Negen marktpartijen hebben gereageerd op onze aankondiging en alle negen zijn ze ook bereid geweest om hun antwoorden in een presentatie toe te komen lichten. Ik kan niet ontkennen dat het bijwonen van al die presentaties een behoorlijk tijdsbeslag van alle betrokkenen heeft  gevraagd. Ik ben een slechte boekhouder, dus een kosten-batenanalyse moet ik u helaas schuldig blijven, maar alle betrokkenen zijn erg enthousiast over de informatie en verschillende inzichten die de marktpartijen hen op deze manier gegeven hebben. Ook de betrokken leveranciers waren zeer te spreken over de aanpak. Ze waren blij met het contact met de klant in een setting die niet mogelijk is als de aanbesteding eenmaal loopt. Voor hen was het de manier om de hogeschool te laten zien wat er binnen de kaders van de vraagstelling mogelijk is, maar ook waar de valkuilen in de oplossingsrichting kunnen zitten.

Iedereen die bij deze marktconsultatie betrokken is geweest is het er over eens dat deze heeft geleid tot meer inzicht in de mogelijkheden die de markt kan bieden, een beter onderling begrip van de mogelijkheden en onmogelijkheden t.a.v. een dergelijk systeem en de wil om in dit proces van elkaar te leren. Wat mij betreft is de overweging voor het wel of niet houden van een marktconsultatie een standaard onderdeel van de voorbereiding van iedere aanbesteding